IMPORTANCIA DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN
"Basura Entra, Basura Sale"
LAS IMPLICACIONES DE UN PRONÓSTICO DEFICIENTE SOBRE LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Derek Godfrey, Director, Planeación estratégica y Desarrollo de Negocios en Micro Matic compartió un artículo sobre su experiencia con pronosticar y Forecast PRO.
En sólo unos meses, nos convertimos en “Basura entra, Basura sale” situación que no estaba funcionando en un “Valor que entra, Valor que sale” en el proceso de pronóstico, que reduce el inventario, mejora el flujo de efectivo e incrementa el negocio global de nuestra compañía.
Las estrategias de crecimiento requieren una planeación cuidadosa tanto en el lado de las ventas y en el lado de operaciones. Centrarse sólo en el lado de las ventas de la ecuación puede debilitar sus objetivos estratégicos generales. El fracaso de Operaciones para cumplir con los nuevos mercados o productos puede dañar gravemente la confianza y credibilidad a los ojos de sus clientes y afectar negativamente la misión general de su empresa. Cada año, el desequilibrio entre suministros y ventas le cuesta a las compañías billones de dólares, niveles de inventario bajos, excesos de inventario y desperdicios excesivos.
Como parte de nuestro plan estratégico para duplicar el tamaño de la empresa en cinco años, nuestra estrategia No.1 era alinear la organización en torno de las competencias fundamentales. Esto implicó la separación de las funciones de ventas y operaciones. Como regla general, he aprendido que la gente de Operaciones no son los mejores vendedores y la gente de Ventas no son los mejores para estructurar la operación de la compañía. Esto puede ser atribuido a que las personas de Operaciones son más orientadas a los sistemas y al modelado de los procesos de negocio, mientras que la gente de ventas son más emocionales a la hora de tomar decisiones debido a la incertidumbre con la cual deben lidiar en el mercado.
En la formulación del nuevo departamento de operaciones, nuestro primer objetivo fue el personal del departamento con una carrera analítica e individuos orientados a las operaciones.
Promoví una revisión del sistema S&OP (Sales Operational Planning) del ERP, que dio lugar a muchas cuestiones que abordar y resolver.
El principal problema fue la calidad del pronóstico en nuestros 6,400 ítems a través de cuatro almacenes. La falta de credibilidad del pronóstico que alimenta el proceso de planeación de inventario fue una barrera para nuestra estrategia de crecimiento a cinco años y convertirnos en jugadores clave en nuevos mercados. Históricamente, la compañía se basó en gerentes regionales de ventas para producir un pronóstico mensual. Los gerentes de ventas tenían poco conocimiento del proceso de planeación maestra de inventarios y dependían de la evaluación de los datos de facturación para predecir el futuro. El proceso se basaba más en “corazonadas” que datos para tomar decisiones.
¿El resultado? Pronósticos inexactos que al ser un elemento clave en el proceso de planeación afectaban negativamente nuestros objetivos.
Basura entra, Basura sale
Con el fin de mejorar nuestro sistema de planeación, la primera tarea del día fue mejorar los pronósticos antes de entrar al cálculo del “Plan Maestro de S&OP”. El proceso de pronosticar a menudo se mezcla con el establecimiento de metas. Nosotros le preguntamos a nuestra Gerente Regional de Ventas sobre los pronósticos de ventas de sus territorios, y estos pronósticos frecuentemente se convertían en varas de medición por el cual serian juzgados y no predicciones de lo que realmente pasaría. La principal ventaja del pronóstico estadístico es que separa el proceso de pronosticar del establecimiento de metas y hace que sea sistemático y objetivo.
Hemos seleccionado la solución de pronóstico estadístico Forecast PRO de Business Forecast Systems, Inc. Forecast PRO ha estado en el mercado desde hace años y está considerado como uno de los principales sistemas de pronóstico de series de tiempo. Proporciona pronósticos mediante la simulación de pronósticos sobre la historia, usando diferentes algoritmos y luego seleccionando el algoritmo con menos errores. También creamos personal en la posición de Analista del pronóstico con grado profesional con conocimientos matemáticos.
Si el conjunto de datos es muy corto, tomará por omisión una media móvil simple. De lo contrario, Forecast PRO examina los datos para la aplicabilidad del modelo de pronóstico intermitente o discreto. Si el conjunto de datos es grande, la elección ahora está reducida a las diferentes formas de los modelos Suavización Exponencial y Box-Jenkins. Forecast PRO ejecuta una serie de pruebas en los datos y aplica la lógica basada en reglas que conduce a la selección del modelo estadístico personalizado basado en las características de los datos. Luego, utiliza el modelo del algoritmo para proyectar hacia el futuro. La naturaleza de autodeterminación del sistema se llama Selección Experta en el sistema de pronósticos. Selección experta permite a Forecast PRO seleccionar una apropiada técnica de pronóstico automáticamente.
La demanda futura es incierta y esta incertidumbre requiere un inventario de stock de seguridad para cubrir los momentos en que la demanda es superior al pronóstico promedio. Estadísticamente, esto sucede la mitad del tiempo. Nosotros utilizamos la distribución de probabilidad de Forecast PRO para cuantificar la incertidumbre histórica y ajustar nuestro nivel de stock de seguridad.
El concepto es simple: nuestro objetivo de negocio es tener suficiente inventario para cubrir el 95% de los pedidos en un mes determinado. Con el fin de hacer esto, requerimos el sistema para medir el valor de confianza del límite superior (ver arriba las líneas azules encima y debajo del pronóstico) en un 95%. Esto significa que el valor de la demanda real debe caer en o por debajo del límite superior de confianza alrededor del 95% del tiempo. Utilizamos el diferencial entre el límite de confianza superior y el pronóstico como nuestro número de inventario de seguridad, más un porcentaje de tiempo de entrega.
Esto proporciona al sistema con suficiente inventario de stock de seguridad para cubrir la incertidumbre de la demanda futura por encima de la predicción del pronóstico promedio y limita el riesgo del “Inventario fuera” a menos del 5%.
A continuación, se muestra un ejemplo de uno de nuestros principales productos.
La implementación del sistema de pronóstico estadístico estabilizó dramáticamente nuestra cadena de abastecimiento. La estabilidad nos permitió seguir adelante y ajustar otras áreas de nuestro sistema de planeación maestra.
Los resultados incluyen mejora del servicio al cliente, ya que ahora tenemos el producto correcto en el lugar correcto en el momento correcto, así como la reducción de inventarios en $5 millones y mejora en el flujo de caja. Ahora Valores que entran, Valores que salen.