La presente es la segunda entrega de dos publicaciones
basadas en el articulo “Están sus Hojas de Cálculo saboteando sus beneficios” escrito
por Steve Epner, Fundador de Brown Smith Wallace Consulting Group, Firma de consultoría
independiente que ha asesorado a diferentes empresas en USA en la selección de
soluciones de información. En la primera parte se analizaron algunas de las
principales razones del por qué las hojas de cálculo a pesar de su versatilidad
no siempre son la mejor herramienta para la administración de un negocio, en
esta segunda entrega se analiza esta afirmación dentro de uno de los procesos
críticos de las organizaciones, el proceso de pronostico.
Tener una compañía fuera de dimensión ya sea por
exceso o por defecto trae consigo consecuencias desagradables, este desbalanceo
no se puede solucionar simplemente fabricando inventarios para almacenar debido
a los altos costos que conlleva administrar dichos inventarios (almacenamiento,
obsolescencia, alistamientos, etc.).
El objetivo es nivelar la oferta con la demanda futura
de los productos y simultáneamente disminuir los costos asociados a la
administración del inventario, en otras palabras aumentar el nivel de servicio
disminuyendo el inventario, un pronóstico adecuado contribuye a alcanzar estos
objetivos y tener un sistema productivo bajo control.
Limitaciones al pronosticar con hojas de cálculo.
Actualmente muchas compañías pasaron de elaborar el
pronóstico de forma manual (lápiz y papel) a la elaboración del pronóstico en
hojas de cálculo electrónicas, al introducir estas hojas de cálculo en el
proceso de pronostico se introducen también los factores de riesgo asociados al
uso de esta herramienta (tendencia al error, dificultad de mantenimiento y sub
optimización de los resultados), las fallas en el uso de esta herramienta se ven
reflejadas en los resultados que a su vez se ven reflejados en un pobre
desempeño de los recursos.
Es de anotar que el desarrollo de un sofisticado algoritmo
de pronóstico en una hoja de cálculo implica un gran esfuerzo, tiempo y conocimiento,
cuando la demanda real no corresponde a lo pronosticado, los analistas buscan
respuestas en los algoritmos y en los eventos que tuvieron lugar, entonces a
posteriori se trata de ajustar de forma manual las celdas de la hoja de cálculo
para forzar el resultado. Sin control, estos ajustes no garantizan que el rango
de celdas este actualizado en futuros análisis y en estas circunstancias lo que
realmente se está haciendo es remendar un síntoma en lugar de resolver el problema.
La exactitud del pronostico se ve altamente
beneficiada por el esfuerzo conjunto de toda la cadena de suministro, sin
embargo el hecho de que haya múltiples actores que administran la información en
un sin número de hojas de cálculo independientes, hace demasiado compleja la consolidación
de dicha información y queda en evidencia las limitaciones de las hojas de cálculo
como herramienta de apoyo para el proceso.
La mejor manera de pronosticar la demanda
Basado en un estudio realizado en un gran número de
corporaciones en estados unidos, Sanders y Mandrot determinaron que una mayoría
aplastante de estas compañías utilizan hojas de cálculo como su software de
pronóstico, este estudio también concluye que el uso de software especializado
en pronósticos obtiene mejores resultados que las hojas de cálculo, debido a
que son documentados, controlados, probados, auditados, producen resultados que
se pueden replicar y en general han sido diseñados para resolver muchos de los
problemas reportados en las hojas de cálculo. El uso adecuado de mecanismos de retroalimentación
y colaboración aumentan la precisión del pronóstico; en esta área se encuentran
soluciones exitosas como los VMI (vendor managed inventory) y CPFR (Continues planning
forecasting replinishment) dichas soluciones le permite a los usuarios de la
cadena de suministro conectarse electrónicamente y compartir información en
tiempo real, logrando mejorar los niveles de inventario en toda la cadena de
suministro.
No es claro por qué las compañías evitan la implementación
de tecnologías probadas, lo que sí es claro es que aquellas compañías que han
adoptado un proceso de pronostico formal apoyado en una herramienta
especializada obtienen una mejor información para tomar mejores decisiones, y
lograr una ventaja competitiva.
De acuerdo con un comunicado de 2007 de American Air Filter
International, esta compañía ha incrementado el nivel de exactitud en el
pronóstico al pasar de un 60% a un 90% gracias a que ahora utiliza una solución
especializada en el proceso de pronóstico.
En conclusión el proceso de pronóstico es demasiado
critico como para correr el riesgo de soportarlo en una herramienta no especializada
que no ofrezca la funcionalidad necesaria para poder tomar decisiones
acertadas.