Es innegable que las hojas de cálculo han evolucionado de la mano con la industria y pasaron de realizar cálculos simples entre filas y columnas a un nivel de sofisticación bastante alto, siendo hoy por hoy una útil herramienta, sin embargo no siempre podremos taladrar una pared con un destornillador. Las hojas de cálculo a pesar de su versatilidad no siempre son la mejor herramienta para la administración de un negocio.

Analicemos detenidamente el porqué de esta afirmación.

Las hojas de cálculo son aplicaciones de usuario, son típicamente construidas por profesionales de negocio quienes no han sido formados en las complejidades del diseño de sistemas, pruebas o desarrollo, por lo tanto no siguen una rigurosa metodología de diseño o mantenimiento de software, y temas como la seguridad, documentación control de cambios y validaciones se descuidan o ni siquiera son considerados.

Dentro de las principales limitaciones de las hojas de cálculo se encuentran:

1. Tendencia al error

Es muy usual que las hojas de cálculo contengan errores que en determinado momento pueden causar resultados muy peligrosos para una compañía, sin embargo no siempre son fáciles de detectar por qué no siguen un proceso de cálculo estándar que permita su verificación dado que han sido personalizadas según el criterio del usuario quien inconscientemente puede estar cometiendo un error sin proponérselo. Los errores más comunes pueden ser de dos clases:

Cuantitativo: Cuando se producen valores incorrectos cuyo origen puede ser de tipo mecánico, por omisión o lógico.

Cualitativos: Son los defectos de diseño que con el tiempo pueden provocar errores a través las modificaciones efectuadas sobre los archivos que no mantienen la integridad de la hoja de cálculo.

El uso de hojas de cálculo en entornos no controlados sigue creciendo y a su vez la probabilidad de error.

2. Dificultad Mantenimiento

Aunque la versión inicial de una hoja de cálculo se haya creado con éxito, a medida que se le realizan revisiones y mejoras las hojas pierden esa garantía.

Otro de los elementos importantes es que en el momento de la creación de las hojas de cálculo, es que no se documenta ningún tipo de procedimiento lo que eleva la probabilidad de que los nuevos usuarios cometan errores cuando los autores de dichas hojas migran a un nuevo puesto de trabajo o compañía.

3. Sub-optimizar Resultados

Las hojas de cálculo proveen una buena funcionalidad en ciertas clases de cálculos, pero no funcionan bien en ambientes colaborativos donde varios actores comparten información.

Adicional a esto estas hojas son casi exclusivamente construidas en torno a un único usuario, mientras que los software especializados son el resultado de muchos años de experiencia y a partir de “las mejores prácticas” de cientos e incluso miles de usuarios.

Otro factor de riesgo es que el control sobre los datos de origen queda en manos del usuario, lo cual no garantiza que los resultados se puedan repetir creando inconsistencias.

En la próxima entrega analizaremos el papel que han desempeñado las hojas de cálculo en la estimación de la demanda y sus consecuencias.