Publicado March 10, 2010

El presente artículo está basado capítulo 4 “Entradas del S&OP Ejecutivo” del libro Sales & Operation Planning de Thomas F Wallace y Robert A Stahl, y corresponde a una revisión de las 5 preguntas fundamentales que deben resolverse antes de implementar un proceso de pronóstico.

Uno de los principales objetivos del S&OP Ejecutivo es que la demanda y el abastecimiento estén en un estado de Balance y mantenerlos de esa forma, por lo tanto es lógico deducir que las dos principales entradas del S&OP Ejecutivo son la demanda y la oferta.

El pronóstico de ventas se convierte en la información de entrada de la demanda, en muchas compañías la parte más difícil dentro de una implementación de S&OP corresponde a superar la aversión que existe hacia el proceso de pronostico. Revisemos entonces las cinco preguntas fundamentales que deben resolverse antes de aventurarse a implementar un proceso de pronóstico.

1. Por qué molestarse en hacer el pronóstico?

Porque razón no hacerlo?, de hecho casi todas la compañías hacen pronósticos de una u otra forma, al realizar una planeación financiera, al identificar una necesidad y determinar un mercado el cual pueden satisfacer, etc., el punto fundamental es definir quién lo hace, a qué nivel de detalle y con qué tanta frecuencia.

2. Hasta que nivel de detalle se debería pronosticar?

Usualmente muchas compañías desean tener el mayor nivel de detalle en el pronóstico, ya sea en un complejo multinivel por cliente o por ubicación, sin embargo es importante recordar que uno de los principios del proceso de S&OP es planear el volumen y administrar el detalle, esto se fundamenta en varias razones la primera es que el volumen da una perspectiva general “una gran fotografía”, a partir de esta "gran fotografía" se define el cuanto, que familias se deben planear y los indicadores generales de ventas, producción, inventarios y tiempos de respuesta a los cuales se les debe hacer el seguimiento correspondiente. Adicional a esto el trabajar con el volumen significa trabajar con datos agregados lo cual ofrece la ventaja de trabajar con números grandes con un menor esfuerzo en comparación con un nivel de detalle muy complejo el cual requiere mucho más trabajo al tratar de consolidar la información; también cabe anotar que no necesariamente el mayor nivel de detalle logra un mejor pronostico, debido a la acumulación de errores de los niveles inferiores.

3. Quien debe ser el propietario del pronóstico?

Mas allá de quien realice el pronóstico estadístico, el cual sirve de base y puede ser generado y soportado por personas de diferentes áreas, el propietario del pronóstico deben ser los departamentos de Ventas y Mercadeo, por una razón fundamental y es que estas dos áreas poseen el conocimiento y la visión de la demanda tanto desde el punto de vista de planeación como desde el punto de vista de ejecución, lo cual les da la autoridad para modificarlo y aceptarlo.

4. Que tan exacto debería ser el pronóstico?

El trabajo del pronóstico debe cumplir dos objetivos, El primero es que debe ser lo suficientemente bueno para permitir que las áreas operacionales de la compañía puedan realizar las actividades propias de abastecimiento. En este caso no se requiere un alto nivel de detalle ya que se puede trabajar con cantidades agregadas.

El segundo objetivo del pronóstico es ser un proceso de mejora continua el cual consista en reducir el error. Hacer esto no implica un pronóstico perfecto, en realidad lo ideal es que el pronóstico logre las 4 Rs razonable, realista, revisado frecuentemente y represente el total de la demanda.

En términos generales un mejor proceso obtiene mejores resultados y el pronóstico no es la excepción; un mejor proceso de pronóstico lograra un mejor pronóstico, más cercano al valor real de la demanda, con un menor nivel de error, reduciendo el nivel de inventarios de seguridad, aumentando el nivel de servicio y disminuyendo el nivel de cambios en programación y planeación del abastecimiento.

5. Con que Frecuencia se debería pronosticar?

En términos de una revisión formal, la frecuencia ideal es una vez al mes, sin embargo si la demanda sufre cambios importantes en la mitad del mes, el pronóstico debe actualizarse para que refleje esta situación.

Pronosticar con una frecuencia mayor a un mes probablemente funcione, pero se debe estar seguro que se hace por una buena razón, en muchas compañías se cambia el pronóstico frecuentemente durante el mes para que los cambios tengan efecto en la programación de producción, esta en ocasiones no es una buena práctica ya que ocasiona presiones que ocasionan que el sistema se salga de control.

Una vez se responden estas cinco preguntas se puede tener el sustento suficiente para poder iniciar la implementación de un proceso de pronóstico adecuado.