Freedom furniture hace parte del grupo Australiano Freedom del cual hacen parte marcas como Bay Swiss y Capt´n snooze. En general, el grupo tiene 236 tiendas especializadas en la venta de diferentes marcas, 4 plantas de manufactura, ventas por encima de los US$ 900 millones y siete centros de distribución. Forecast Pro es usado para pronosticar las ventas generadas por las 60 tiendas de Freedom Furniture.

Hepke Poutsma, Planeador Senior de productos para el hogar, es responsable de pronosticar cerca de 5000 productos que pertenecen a esta clasificación, vendidos a través de las 60 tiendas de Freedom Furniture en Australia y Nueva Zelanda, El describe como han logrado dinamizar su proceso de pronóstico.

Como muchas compañías Freedom Furniture utilizaba hojas de cálculo para elaborar sus pronósticos. Excel es una herramienta amigable y flexible, sin embargo es susceptible a los errores humanos, este tipo de errores  estaban afectando el resultado final del pronóstico en Freedom. Uno de los principales inconvenientes es que debido al volumen de información que se maneja, las hojas de calculo diseñadas para obtener el pronostico estaban adquiriendo dimensiones inmanejables para cualquier usuario consumiendo tiempo valioso, otro inconveniente es que dado el tamaño de los archivos, la construcción de gráficos para detectar patrones se hacia imposible.

Las ventas de la compañía son altamente estacionales, y continuamente se introducían nuevos productos que se ajustaran a las preferencias de sus clientes, muchos de los productos no tenían una larga historia, e incluso en muchos casos por debajo a dos años, lo cual dificultaba a cualquier herramienta identificar patrones de estacionalidad solamente con la información del producto. Luego la compañía no solamente necesitaba una herramienta que pudiera identificar patrones estacionales sino que también pudiera aplicárselos a productos con una historia limitada (menos de 2 años).

Las ventas en las tiendas son altamente influenciadas por promociones, luego el hecho de poder medir el impacto de este tipo de eventos era un requerimiento vital a la hora de seleccionar una herramienta de pronóstico. Debido a la complejidad del proceso de pronostico de Freedom era necesario tener una herramienta que fuera de fácil uso y flexible en su configuración.

La decisión de realizar una prueba con Forecast Pro antes de implementar totalmente la herramienta le permitió a freedom decidir que tareas del proceso agregaban realmente valor y estructurar el proceso de pronóstico de una manera más eficaz y eficiente. Adicional a esto les permitió evaluar los resultados obtenidos por la herramienta y los obtenidos por las hojas de Excel que venían utilizando, obteniendo mejores resultados con Forecast Pro en la mayoría de las referencias pronosticadas.

En esta etapa de pruebas Freedom presto especial atención en como se pronosticaban los nuevos productos, lo cual era una tarea bastante critica y requería un alto grado de experticia en el tema. Sin embargo, el software ayudo a Freedom en este tema mediante la aplicación de patrones de estacionalidad adecuados al producto y permitiendo a la compañía poner en práctica un ciclo de pronóstico semanal de tal forma que podía reaccionar más rápidamente en el caso de que las ventas fueran muy diferentes a lo que se había pronosticado. Después de 4 meses de haber salido al mercado los nuevos productos eran asociados a productos ya existentes los cuales eran pronosticados mensualmente.

Freedom con la ayuda de Forecast Pro logro implementar un nuevo proceso de pronóstico con buenos resultados visibles en las áreas de inventarios y de servicio al cliente. El proceso permitió a los planeadores dedicar un mayor tiempo a la revisión de los pronósticos e identificar aquellos que requerían un nivel mayor de atención. La representación grafica tanto de la historia como del pronóstico también tuvo un impacto significativo en la eficiencia del proceso de análisis de los planeadores.

En un ambiente de negocios tan competitivo como el actual, contar con una herramienta de pronóstico es primordial en muchas compañías, pero son herramientas y en ningún caso pueden reemplazar la inteligencia humana. Los patrones en la demanda futura no siempre siguen los patrones de la demanda pasada, los buenos pronósticos son el resultado de aplicar técnicas cuantitativas en combinación con el conocimiento que las empresas tengan de sus productos y el mercado en el que se desarrollan, de hecho si se desea dinamizar el proceso de pronostico, contar con un buen equipo de trabajo es un requisito ineludible concluye Hepke.

Identificar la necesidad es solo el primer paso, también se debe tener claro que se entienden estas necesidades al interior de la organización, especialmente si se va a realizar una inversión en una herramienta de pronostico. Hay muchas historias de horror sobre implementaciones fallidas, entonces si usted necesita estar seguro de que una herramienta reúne todos sus requerimientos le sugerimos realizar una prueba piloto antes de dar el siguiente paso.

Recuerde sin embargo que invertir en una herramienta de pronostico es solo el comienzo, también necesitara diseñar una estructura de pronostico adecuada para luego implementar su proceso de pronostico.

Por encima de todo, usted necesitara definir claramente responsabilidades, competencias, gente motivada y trabajo en equipo eficaz para cosechar los beneficios generados por un buen pronostico.